Stage - Appui à la coordination du processus de sélection

Quel sera votre rôle ?

Sous la supervision de la chargée de mission pilotage du processus de sélection vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien de l'appel à projets tout en participant à un chantier stratégique visant à repenser les processus de revue grâce aux nouvelles technologies d'intelligence artificielle.

Dans un contexte de forte augmentation des candidatures reçues, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) fait en effet évoluer ses méthodes de travail afin de maintenir un processus de sélection exigeant, rigoureux et réactif.

Vous interviendrez à la fois sur les activités opérationnelles indispensables au fonctionnement du Fonds et sur des travaux d'analyse, d'expérimentation et d'amélioration continue destinés à renforcer l'efficacité du processus de sélection.

Cette mission constitue une opportunité de participer concrètement à la transformation des pratiques d'une organisation publique innovante, au croisement de la gestion de projets, de l'innovation publique et de l'intelligence artificielle.

Vos responsabilités en tant que stagiaire incluront :

1. Appuyer la gestion administrative et opérationnelle de l’appel à projets

• Assurer le traitement quotidien des candidatures reçues via la plateforme Wiin.
• Vérifier la complétude et la conformité administrative des dossiers.
• Préparer les réponses types aux candidats.
• Gérer la messagerie de la plateforme et la boîte contact.
• Assurer l'archivage des candidatures.
• Participer au suivi administratif du portefeuille de candidatures.

2. Appuyer l’organisation des comités de revue (≈10/an)

• Envoyer les invitations, ordres du jour, documents préparatoires et tout élément logistique nécessaire.
• Constituer les dossiers des projets pour les membres des comités : compilation des documents, vérification des pièces, mise en forme.
• Assurer le lien avec les agences de l’AFD pour la transmission des dossiers et informations associées.
• Participer à la logistique des réunions : réservation de salles, assistance technique, envoi des comptes rendus.
• Assurer le suivi administratif avec les membres des comités : envoi des lettres d’acceptation de mandat, assurer le suivi des paiements

3. Participer à l'amélioration continue des processus de sélection

Vous contribuerez aux travaux d'amélioration continue des processus du FID afin de renforcer leur efficacité, leur robustesse et leur capacité à absorber une croissance importante du nombre de candidatures.

Vous serez notamment amené·e à :

• documenter et formaliser les processus existants ;
• identifier les points de friction et proposer des pistes d'amélioration ;
• contribuer à la mise à jour des procédures internes ;
• participer au développement d'outils de suivi et de pilotage ;
• contribuer aux travaux de refonte des documents de l'appel à projets et des supports destinés aux candidats.

4. Contribuer aux chantiers Outils/IA du FID

Le FID mène actuellement un chantier stratégique visant à identifier les usages de l'intelligence artificielle susceptibles d'améliorer l'instruction des candidatures tout en garantissant la qualité, l'équité et la transparence du processus de sélection.

En appui de la chargée de mission pilotage du processus de sélection, vous participerez notamment à :

• réaliser une veille internationale sur les usages de l'IA dans l'évaluation de projets, la gestion des appels à projets et le financement de l'innovation ;
• identifier et tester des solutions d'intelligence artificielle susceptibles d'être intégrées aux processus du FID en lien avec l’équipe innovation de l’AFD ;
• contribuer à la définition des besoins fonctionnels et des cas d'usage prioritaires ;
• participer à la conception et au test de nouveaux workflows intégrant l'IA ;
• comparer les performances des différents outils testés (qualité, robustesse, coûts, limites) ;
• contribuer à la rédaction de guides d'utilisation et de recommandations ;
• participer aux réflexions relatives aux enjeux éthiques, de sobriété, de confidentialité et de gouvernance associés à l'utilisation de l'IA ;
• produire des notes de synthèse et restituer les résultats des expérimentations auprès de l'équipe.

Vous serez amenés à également réfléchir à l’amélioration continue des autres outils utilisés par l’équipe pour le travail collaboratif autour de l’appel à projets (plateforme en ligne, Notion).

Qui recherchons nous ?

1. Compétences recherchées

• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative, en suivi de dossiers ou en coordination opérationnelle, et savez gérer plusieurs tâches en parallèle avec méthode.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs (e.g. Google Drive, plateformes en ligne, Notion, Klaxoon).
• Vous appréciez le travail structuré et avez une réelle appétence pour la mise en place de procédures et l’amélioration d’outils de suivi.
• Vous êtes capable d’appliquer des processus avec rigueur tout en contribuant à leur optimisation.
• Vous avez un intérêt marqué pour les enjeux liés à l'intelligence artificielle et à la transformation des organisations.
• Vous aimez comprendre le fonctionnement d'un processus et chercher comment le rendre plus efficace.
• Vous êtes curieux·se des nouveaux outils numériques et aimez expérimenter.
• Vous êtes capable de structurer une analyse et de formuler des recommandations.

Une première expérience avec ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, NotebookLM, Perplexity ou d'autres outils d'IA constitue un atout.

2. Compétences relationnelles et personnelles

• Vous faites preuve d’une excellente communication écrite, essentielle pour les échanges avec les équipes candidates et les partenaires.
• Vous aimez travailler en équipe, faites preuve de souplesse et êtes capable de vous adapter à des plannings évolutifs.
• Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre attention au détail garantissent la qualité des dossiers et des documents produits.
• Autonome et proactif·ve, vous savez prendre des initiatives et proposer des pistes d’amélioration.

3. Niveau d’étude / diplôme

Nous recherchons un·e étudiant·e de niveau Bac+5, issu·e d’une formation en gestion, management, administration publique, science politique, politiques publiques ou data/transformation digitale. Les profils provenant d’écoles de commerce, d’universités (Masters en gestion ou management des organisations) ou d’Instituts d’Études Politiques sont particulièrement adaptés. Une connaissance des outils de gestion de projet et une première expérience en appui administratif ou coordination constituent des atouts, sans être indispensables.

4. Langues

Vous maitrisez parfaitement l’anglais et le français (écrit et oral).

5. Conditions d’éligibilité

Vous disposez d’une convention de stage et êtes disponible pendant 6 mois à compter du 1er septembre

Convention de stage obligatoirement produite par un établissement scolaire : université, grande école… (universités européennes acceptées)

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

Crée en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant. Par l’attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d’une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L’objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d’expérimentation et d’évaluation d’impact. Le FID soutient des projets dans des pays à revenus faibles et intermédiaires. Le Fonds est ouvert à des innovations dans tous les secteurs et travaille avec une diversité d’acteurs incluant institutions de recherche, gouvernements, ONG et entreprises privées. Le FID est une structure dynamique qui vient de célébrer sa 5ième année d’activité et connaît aujourd’hui une croissance du volume de candidatures qui s'accompagne d'un besoin de transformation de ses méthodes de travail.

Ce stage vous permettra d'être au cœur de cette évolution, en contribuant à la fois au fonctionnement quotidien du Fonds et à un chantier stratégique portant sur l'intégration de l'intelligence artificielle dans les processus de sélection des projets. Vous travaillerez dans une équipe à taille humaine, reconnue pour son exigence, son esprit d'initiative et sa volonté d'innover. Si vous aimez résoudre des problèmes complexes, améliorer des processus et expérimenter de nouvelles approches, ce stage vous offrira une expérience particulièrement formatrice.

Pour postuler, merci de vous rendre sur la plateforme du Groupe AFD