CDD - Chargé.e d'appui auprès de la Direction exécutive du FID

Quel sera votre rôle ?

Rattaché(e) directement à la Direction exécutive du FID, vous assurez un appui opérationnel, logistique et stratégique à la direction (une directrice et 2 adjointes) et à une équipe de 15 personnes. Votre rôle est central pour fluidifier l’organisation, optimiser la communication et soutenir l’efficacité collective.

Missions principales

1. Organisation des instances et temps collectifs

• Conseils de Direction : convocation, envoi de l’ordre du jour et des documents préparatoires, réservation des salles, accueil des participants, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
• Réunions d’équipe hebdomadaires : planification agenda (avec réservation de salles), rédaction et diffusion des comptes-rendus, suivi des actions lorsque nécessaire.
• Journées ou séminaires d’équipe : organisation complète (logistique, gestion des prestataires, réservations de salles, hébergement, restauration, activités), coordination avec les participants, suivi budgétaire, évaluation post-événement.

2. Gestion des missions et appui administratif à l’équipe

• Gestion des déplacements et missions de l’équipe : préparation des billets (train/avion), ordres de mission, visas, réservations d’hébergement, notes de frais.
• Appui à l’organisation d’évènements.
• Appui aux tâches de secrétariat : réservation de salles, commande de pauses café, accueil des invités, gestion des envois postaux (chronos, accusés de réception…).
• Suivi des stocks de fournitures et commande de matériel.

3. Gestion de l’agenda et organisation du temps de la Directrice

• Planification, priorisation et gestion proactive de l’agenda de la Directrice (réunions, déplacements, rendez-vous internes/externes).
• Préparation des rendez-vous : éléments de langage, notes de préparation, dossiers de contexte, coordination avec les interlocuteurs.
• Rédiger et/ou relire des notes, courriers, présentations ou supports de communication au nom de la Directrice.
• Assurer l’interface entre la direction et les autres services, partenaires ou prestataires.

4. Accueil et intégration des nouveaux arrivants

• Préparation logistique : lien avec les services de l’AFD pour la mise à disposition du matériel : ordinateur, badge, accès aux dossiers réseau et aux outils internes.
• Présentation de l’organisation : explication de l’organigramme du FID et de l’AFD, présentation des membres de l’équipe et des interlocuteurs clés.
• Formation aux outils et processus : présentation des outils collaboratifs (dossiers partagés, intranet, logiciels), des procédures internes (notes de frais, congés, etc.) et du fonctionnement de l’équipe (charte de télétravail, règles de vie collective).

5. Appui RH à la direction

• Préparer et actualiser les offres (fiches de poste) en collaboration avec la Direction.
• Publier les offres d’emploi en lien avec la DRH.
• Assurer la présélection des candidatures et transmettre les dossiers retenus.
• Organiser les rendez-vous de recrutement (planification, logistique, suivi).

Qui recherchons nous ?

Compétences et qualités requises

• Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, respect des délais, anticipation des besoins.
• Discrétion et confidentialité : manipulation d’informations sensibles.
• Relationnel et diplomatie : aisance dans la communication avec tous les niveaux hiérarchiques, sens du collectif et de l’accueil.
• Maîtrise des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint), outils collaboratifs (Teams, Notion, etc.).
• Adaptabilité et réactivité : capacité à gérer les imprévus et à s’adapter à des environnements dynamiques.
• Autonomie et prise d’initiative : proposition de solutions, amélioration continue des processus.

Expérience et formation

• Formation de niveau Bac+2/3 en secrétariat, gestion, communication ou équivalent.
• Expérience significative (3 ans minimum) en tant qu’assistant(e) de direction, chef.fe de cabinet ou poste similaire, idéalement dans un environnement complexe.
• Expérience dans l’accueil et l’intégration de nouveaux collaborateurs appréciée.

Langues

Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais. Votre niveau d’anglais et de français est excellent, à l’oral comme à l’écrit.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

Créé en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant. Par l’attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d’une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L’objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d’expérimentation et d’évaluation d’impact. Le Fonds soutient des innovations dans l’ensemble des secteurs, et travaille avec une grande diversité d’acteurs, incluant institutions de recherche, gouvernements, ONG, et entreprises privées.

Pour postuler, merci de vous rendre sur la plateforme du Groupe AFD