CDD - Chargé.e de gestion Outils opérationnels et financiers du FID

Quel sera votre rôle ?

Structure récente, le FID a construit et développé des outils de gestion opérationnelle et financière au fil de l’eau, principalement sous forme de différents tableaux excel.

L’équipe du FID souhaite à présent rationaliser et améliorer tant sa gestion opérationnelle que financière, pour gagner en efficacité collective, diminuer le risque opérationnel lié aux nombreuses interventions manuelles et fluidifier la communication au sein de l’équipe et le pilotage par la Direction.

Actuellement, l’équipe ne dispose pas d’un outil de suivi global, chaque fonction / métier dispose de son propre outil, ce qui limite :

• la capacité de l’équipe et de la direction de suivre l'exécution des projets financés en temps réel ;
• la synchronisation et la priorisation des informations ;
• la gestion collaborative des diverses tâches liées au suivi des projets financés.

Par ailleurs, la gestion financière et budgétaire repose sur un fichier excel développé en interne dont plusieurs onglets sont obsolètes ou dysfonctionnels, nécessitant de nombreuses interventions manuelles pour piloter l’activité financière (budgétaire/ comptable) et créer les restitutions attendues au niveau de la Direction financière de l’AFD et par les Ministères.

Vos missions principales seront :

Améliorer l’outil de gestion budgétaire et financière

Il s’agit d’un fichier excel qui permet de réaliser le suivi budgétaire, comptable ainsi que des engagements et versements réalisés par le FID. De nombreuses données d’entrée sont récupérées dans un autre fichier excel qui sert de référence pour le suivi opérationnel de l’activité du FID. Il sert de base à toutes les restitutions effectuées à l’AFD, aux Ministères et au comptable public. Cet outil nécessite d’être amélioré, notamment sur la partie de prévisions de décaissements sur les projets (vision prospective, basée sur des scenarios prédéfinis selon le type de projets financés). Il devra, autant que possible, être automatisé, dans un souci de limiter au maximum le nombre de saisies manuelles à réaliser. Dans la mesure du possible, les restitutions habituelles demandées par la Direction financière de l’AFD et les Ministères devront être pré-remplies automatiquement, afin de limiter le travail de compilation en fin d’année et les risques d’erreur. Enfin, le lien avec les outils et applications de l’AFD devra être analysé et retracé dans les procédures de gestion du FID.

Préparer, lancer et suivre la mise en place d’un outil de gestion collaborative et de pilotage

L’équipe du FID a pour ambition de se doter d’un outil [1] de pilotage de l’activité qui permettra de centraliser les informations et de fournir une vue d'ensemble complète du portefeuille, tout en répondant aux différents besoins opérationnels et managériaux.

L'objectif de votre mission sera de confirmer l’étude des besoins déjà réalisée par l’équipe en 2024 et de cartographier les différents outils existants afin de construire une base de données pouvant être importée dans l’outil ; d’adapter/ paramétrer l’outil aux besoins de l’équipe du FID et créer un tableau de bord interactif, permettant un suivi en temps réel de toutes les activités et performances liées à son portefeuille ; accompagner la conduite du changement au sein de l’équipe et permettre à cet outil de s’insérer dans les pratiques et l’organisation de travail du FID. Des modes opératoires ou guide utilisateurs devront être produits.

Représenter le FID aux ateliers organisés par l’AFD sur l’évolution des solutions et applicatifs

Le FID utilise au quotidien un grand nombre d’applications AFD pour le suivi des projets (SIOP), la gestion documentaire (ROME), les versements (VERSO), etc. Dans le cadre d’un grand programme d’amélioration des systèmes d’information de l’AFD, les équipes de la Direction des systèmes d’information organisent de nombreux ateliers utilisateurs pour prendre en compte les besoins et détecter les cas particuliers de certaines structures. Votre mission consistera à représenter le FID au cours de ces réunions et ateliers pour s’assurer que nos spécificités et besoins sont bien pris en compte dans les évolutions prévues.

Le FID étant une petite équipe, de nombreux chantiers sont en cours. Vous devrez être en mesure de vous adapter rapidement aux besoins du Fonds et vos attributions pourraient être élargies à d’autres activités.

[1] A ce stade, l’équipe envisage de recourir à l’outil de marché Notion, sous réserve de validation par le service en charge de la sécurité du SI de l’AFD

Qui recherchons nous ?

1. Compétences recherchées

• Vous avez au moins 5 années d’expériences professionnelles en lien avec la mission proposée (domaines comptabilité et outils SI).
• Maîtrise des logiciels bureautiques et en particulier d’Excel
• Maîtrise du paramétrage d’outils de gestion collaborative de marché (par ex Notion)
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Autonomie – proactivité - réactivité
• Méthode - organisation et rigueur

2. Qualités humaines / relationnelles

• Adaptation et bon relationnel
• Goût du travail en équipe

4. Langues

Vous maitrisez le français et l’anglais (écrit et oral).

Poste à pourvoir dès que possible.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

Crée en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant. Par l’attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d’une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L’objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d’expérimentation et d’évaluation d’impact. Le Fonds est ouvert à des innovations dans tous les secteurs, provenant de tous types d’organisations (institutions de recherche, gouvernements, ONG, entreprises privées). Le Fonds vise notamment à développer le partage de connaissances entre les chercheurs et les acteurs du développement. L’équipe du FID est composée de 18 personnes permanentes, une alternante et plusieurs consultants et stagiaires.

Pour postuler, suivre ce lien vers la plateforme du Groupe AFD